Software de Vendas – Organizando o Projeto

A seguir apresentamos o exemplo de uma situação de organização do projeto. Em uma sala de reunião na empresa CPI, uma indústria (fictícia), que fabrica produtos de consumo para uso residencial e comercial. Os nossos personagens são: Ivan, executivo da área de vendas e William, gerente de projetos. É a primeira reunião entre o executivo de vendas e o gerente de projetos e, neste momento, estão analisando como ficará a organização do projeto. Vamos acompanhar o diálogo entre eles:

• Ivan: Bom dia, William! Depois que tivemos nosso primeiro contato, fiquei muito empolgado pela forma como abordou os passos iniciais que devemos seguir neste projeto. E agora, quais as recomendações?
• William: Bom Ivan, o importante agora é identificarmos os principais envolvidos neste projeto e que, de alguma forma, estarão envolvidos diretamente ou indiretamente no projeto. Você é o nosso principal stakeholder, o nosso patrocinador, já que você estará financiando este projeto. Temos uma estrutura projetizada na CPI, o que facilita o meu trabalho como gerente de projetos aumenta as chances de sucesso e minimiza os riscos do projeto, pois toda a equipe estará focada todo tempo no projeto. Neste momento, queria inicialmente conhecer e identificar as necessidades do projeto para que possamos estabelecer os objetivos claramente a todos. Nesta primeira etapa, o objetivo é construirmos um documento gerencial que conterá basicamente:
• Os objetivos do projeto;
• Riscos;
• Stakeholders envolvidos inicialmente;
• Patrocinador;
• Escopo do Projeto;
• Custo do projeto; e
• Prazo do Projeto.

Este documento é o que chamamos Termo de Abertura do Projeto (TAP) ou Project Charter. Após definirmos esses pontos, vamos formalizá-lo para que todos os envolvidos tenham claros os pontos acordados. A partir daí, iniciamos as etapas de Planejamento, Execução, Controle/Monitoramento e Encerramento do Projeto.

• Ivan: Perfeito William. Para esse detalhamento inicial, vou chamar mais algumas pessoas que estarão trabalhando diretamente neste projeto e que poderão dar os detalhes necessários para a preparação do Project Charter. E eu, como patrocinador, terei de assinar esse documento?
• William: Sem dúvida. Você como patrocinador do projeto é o principal stakeholder é importante para todos que saibam que está de acordo e tem conhecimento do escopo do projeto, custo e prazo, para que possamos garantir a qualidade deste projeto.
• Ivan: Ok William, mãos à obra.