Mitigação, Monitoramento e Gerenciamento do Risco ou Risk Mitigation, Monitoring and Management – RMMM

Todas as atividades de análise de risco têm uma única meta: ajudar a equipe de projeto a desenvolver uma estratégia para lidar com o risco.

De acordo com Pressman e Maxim (2016, p. 788), uma estratégia efetiva para lidar com risco deve considerar três pontos: Mitigação, Monitoramento e Gerenciamento do Risco. Isso é conhecido como RMMM –Risk Mitigation, Monitoring and Management, ou seja:

• Mitigation: busca evitar o risco ou os problemas que levam ao risco. Elabora um plano para mitigação de risco.
• Monitoring: busca fazer um acompanhamento do projeto e monitorar os riscos. Monitora fatores que podem tornar o risco mais ou menos provável. Monitora também passos elaborados no plano para mitigação de risco.
• Management: busca gerenciar os riscos e planejar para a contingência ao ocorrerem. Considera que o risco tornou-se realidade. Elabora um Plano de Contingência.

Exemplo de aplicação do RMMM

Considere o seguinte fator de risco: Rotatividade de pessoal, que tem probabilidade de 70% de ocorrer e impacto crítico. Em relação a esse risco, podemos seguir os três pontos RMMM conforme apresentado a seguir.

• Mitigação: é preciso desenvolver uma abordagem proativa ao risco, desenvolvendo uma estratégia para reduzir a rotatividade. Entre as providências para a mitigação do risco, estão:
• fazer reuniões com a equipe para determinar as causas da rotatividade (como más condições de trabalho, baixos salários, mercado de trabalho competitivo etc);
• mitigar as causas que estão sob o controle da organização antes do início do projeto;
• desenvolver estratégias que garantam a continuidade do projeto caso alguma pessoa saia da equipe;
• buscar difundir as informações sobre as atividades de desenvolvimento entre as equipes de projeto (ou entre as pessoas da equipe) de forma mais ampla;
• definir padrões de documentação para os produtos do projeto e estabelecer mecanismos para assegurar que todos os modelos e documentos sejam desenvolvidos a tempo;
• realizar revisões em pares de todo o trabalho; e
• designar um substituto para cada profissional cujo trabalho seja crítico.
• Monitoramento: o gerente de projeto deve monitorar:
• fatores que possam indicar se o risco está se tornando mais ou menos possível, como: grau de coesão da equipe, relações pessoais, atitude geral mediante pressões do projeto, potenciais problemas com remuneração e benefícios, oferta de empregos; e
• a efetividade das providências indicadas para mitigar o risco, como verificar se os documentos, padrões e modelos estão sendo criados, para assegurar que sejam autossuficientes (para ser usado por um novato, por exemplo, caso seja necessário).
• Gerenciamento: nesta etapa, entra em ação a gestão de riscos e o plano de contingência, pois os esforços de mitigação do risco falharam e o risco se tornou realidade, ou seja, uma ou mais pessoas avisam que irão se desligar do projeto. Caso a estratégia de mitigação tenha sido colocada em prática, existem substitutos indicados, há informações documentadas e o conhecimento está compartilhado na equipe. Algumas atitudes podem ser tomadas, como:
• mudar o foco de utilização dos recursos;
• reajustar o cronograma; e
• trabalhar junto aos membros que estão deixando a equipe para que seu conhecimento possa ser transferido (captação de vídeos, criação de documentos do tipo wiki, reuniões com membros da equipe etc.).

As atividades de mitigação, monitoramento e gerenciamento de risco (RMMM) implicam custos adicionais ao projeto. Por exemplo, gastar tempo na busca de um substituto para cada técnico essencial custa dinheiro. Devido a isso, o planejador do projeto deve efetuar uma análise custo/benefício. Se as providências para mitigar o risco de alta rotatividade aumentarem o custo e a duração do projeto em uma estimativa de 15%, por exemplo, mas o fator de custo predominante for o de substituir o profissional, o gerente pode optar por não substituí-lo. Por outro lado, se a estimativa for de 3 a 5%, esta providência pode ser tomada.