Grupos de Processos do PMBoK e o PDCA

Os grupos de processos de gerenciamento de projetos têm grande correspondência com o conceito do ciclo PDCA (Plan – Do – Check – Act).

Ciclo PDCA.

O PDCA é um ciclo de desenvolvimento que tem foco na melhoria contínua e procura tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na execução da gestão. É aplicado para atingir resultados dentro de um sistema de gestão e usado em qualquer tipo de organização.

Resumidamente, o PDCA se inicia pelo planejamento, seguido de um conjunto de ações planejadas que são executadas, depois se verifica o que foi feito (se estava de acordo com o planejado) e, finalmente, toma-se uma ação para eliminar ou diminuir defeitos no produto ou na execução. Enfim, as etapas do ciclo PDCA são:

[P]Plan (planejamento): fixar uma meta, analisar os dados relacionados ao problema, analisar o processo e elaborar o plano de ação.

[D]Do (execução): executar as atividades de acordo com o plano de ação.

[C]Check (verificação): monitorar e avaliar periodicamente os resultados, comparando-se o planejado com o executado pelas métricas conhecidas como KPIs (Key Performance Indicator).

[A]Act (ação): agir conforme a avaliação e, se necessário, confeccionar novos planos de ação, com o intuito de melhorar a qualidade, eficiência e eficácia, melhorando a execução e corrigindo falhas.

Dicas do que se deve fazer para evitar prejuízos no ciclo PDCA:

• Planeje (plano de ação);
• Defina métodos que serão usados para se chegar nas metas;
• Prepare a equipe de projeto;
• Monitore se a execução está de acordo com o planejamento;
• Tome ações preventivas e não tome medidas corretivas; e
• Não deixe o PDCA tornar-se um processo repetitivo.

Agora que conhecemos os grupos de processos do PMBoK e o ciclo PDCA, vale lembrar que o ciclo PDCA é contínuo e repetitivo e o projeto é temporário, com data de início e fim. Relacionando o ciclo PDCA e os grupos de processos do PMBoK temos:

• O grupo de processos de Planejamento do PMBoK corresponde ao Planejar(Plan) do PDCA;
• O grupo de processos de Execução do PMBoK corresponde ao Fazer (Do) do PDCA;
• O grupo de processos de Monitoramento e Controle do PMBoK englobam Verificar (Check) e Agir (Act) do PDCA; e
• Adicionalmente, como o projeto é temporário, o PMBoK apresenta o grupo de processos de Iniciação e de Finalização do projeto.