Enquanto nosso gerente de projetos planeja o projeto, ele faz uma análise prévia para saber se o projeto será desenvolvido internamente (na própria empresa) ou se será desenvolvido externamente (fornecedor). Normalmente, existe um departamento específico para controle de aquisições em uma organização (Compras, Jurídico etc.) e se o gerente chegar à conclusão que é melhor desenvolver o projeto (total ou parcialmente) por terceiros, esse departamento deve ser envolvido no projeto para administrar os contratos. Este processo varia de acordo com o tipo de empresa em que se atua.
Nesta etapa, o gerente de projetos deve auxiliar o departamento responsável pelas aquisições detalhando o trabalho do que deve ser adquirido por um fornecedor em um documento chamado Declaração de Trabalho da Aquisição. Outros documentos usados em aquisições são a RFQ – Request for Quotation e a RFP – Request for Proposal.
Um exemplo de ciclo de atividades que pode ser seguido, nesta etapa, está ilustrado na Figura.
Exemplo de fluxo no planejamento de aquisições.
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