Grupo de Processos – Andamento do Projeto

Voltamos ao nosso exemplo na sala de reunião na empresa CPI, uma indústria (fictícia) que fabrica produtos de consumo para uso residencial e comercial. Neste momento o nosso personagem, William, gerente de projetos, esta na sala com alguns integrantes da equipe de projetos. O projeto já foi iniciado e o gerente de projetos está em uma reunião de acompanhamento do projeto com parte de sua equipe. Ele está analisando o andamento do projeto. Vamos acompanhar o diálogo entre eles:

• Ivan: Bom dia pessoal! Esta é mais uma reunião de acompanhamento do projeto. Tivemos o início do projeto quando o termo de Abertura do Projeto foi divulgado e iniciamos a fase de planejamento. Desenvolvemos o PGP-Plano de Gerenciamento do Projeto e estamos atualizando toda a documentação de acordo com o progresso que estamos tendo. Já estamos com o projeto em andamento e algumas atividades já foram executadas. É hora de avaliarmos os resultados obtidos até aqui em comparação com aquilo que planejamos. Até este momento estamos dentro do prazo e orçamento estipulados inicialmente e todos aqui têm feito um esforço excepcional para que obtenhamos sucesso neste projeto. Temos que manter este ritmo! Mas é importante que façamos estas reuniões de acompanhamento periodicamente para avaliarmos os resultados e possamos manter o projeto de acordo com o planejado, informando a todos os envolvidos. Vi pelo cronograma do projeto que as atividades previstas até esta data foram cumpridas e alguns problemas foram detectados.
• Edson: William, apesar de estarmos indo bem até aqui, queria aproveitar a reunião para informar que alguns dos usuários envolvidos estão requisitando algumas mudanças. Até aqui, as mudanças solicitadas não alteram o escopo e o objetivo inicialmente proposto, mas se isso continuar podemos ficar fora do prazo e fico preocupado com os custos dessas mudanças.
• William: Muito bom que você tenha colocado isso nesta reunião. É importante que vocês documentem toda e qualquer mudança e envolvam os usuários. Se, eventualmente, vocês tiverem alguma dificuldade que possa interferir no prazo, custo ou escopo, devo ser envolvido no processo, pois envolverei os stakeholders para entender as solicitações de mudanças e decidiremos em conjunto se fazemos ou não.
• Edson: William, e se as mudanças forem muito grandes que afetem o escopo inicial, o prazo ou até mesmo o orçamento do projeto? Você é que vai decidir se faremos ou não?
• William: Não se preocupe com isso. Enquanto essas mudanças puderem ser discutidas e decididas entre os membros da equipe de projeto, eu farei isso, desde que não impacte nos objetivos do escopo, prazo e custo originalmente definidos. Se alguma grande mudança for solicitada e que impacte um desses fatores, envolverei o Ivan, que é o Patrocinador do projeto, para que ele decida juntamente com a equipe a melhor solução.
• Edson: Entendi William, vamos envolver o patrocinador somente em decisões mais profundas, correto?
• William: A ideia é essa, mas independente disso, vamos comunicar periodicamente o andamento do projeto a todos para que tenham conhecimento dos sucessos, fracassos, mudanças e eventuais riscos que possamos detectar. Mantenham essa comunicação ativa entre todos vocês, ok? Vamos voltar ao trabalho!