Voltamos ao nosso exemplo com William, gerente de projetos, e Ivan, patrocinador do projeto. Ambos estão na sala de reunião na empresa CPI, uma indústria (fictícia), que fabrica produtos de consumo para uso residencial e comercial. Ivan, executivo da área de vendas e patrocinador do projeto, pediu uma reunião extraordinária com William, gerente de projetos, para ter uma posição mais atualizada do andamento do projeto. Vamos acompanhar o diálogo entre eles:
- Ivan: Olá William. Grato pela presença. Sei que você tem marcado reuniões formais de comunicação sobre o andamento do projeto, mas amanhã tenho uma reunião com o Paulo, vice-presidente executivo, responsável pelo desenvolvimento de negócios, e queria levar uma posição mais atualizada do andamento do projeto. Pode me informar a situação?
- William: Claro, Ivan. Estou com a documentação atualizada da situação do projeto que a equipe me passou esta manhã. Estamos com praticamente todas as pessoas envolvidas em atividades no projeto, porque estamos na etapa de execução. Inicialmente, estamos controlando todas as atividades em execução e planejando os próximos passos. Estamos dentro do prazo e orçamento, de acordo com o cronograma definido. Algumas mudanças foram requisitadas, que foram analisadas com a equipe e atualizamos o plano de gerenciamento do projeto. Semanalmente, reunimos a equipe de projeto para monitorar o andamento das atividades e fazer a comunicação formal do andamento do projeto, utilizando o plano de comunicação. As entregas dos produtos e serviços têm sido feitas dentro dos prazos. Tivemos alguns atrasos e detectamos alguns problemas durante o transcorrer do projeto, mas foram sanados por meio de um replanejamento de atividades e recursos e voltamos ao prazo do projeto sem alterar os custos.
- Ivan: E a qualidade do produto?
- William: Até aqui monitoramos todos os resultados obtidos do produto, usando as métricas de controle que definimos no planejamento e estamos obtendo os resultados esperados. Não devemos ter desvios de escopo, prazo e custo.
- Ivan: Excelente William. Pode me enviar um e-mail com um resumo de tudo que conversamos aqui?
- William: Claro Ivan. Se quiser, estamos utilizando a Intranet e, em nossa home page do projeto, temos todos os documentos detalhados e disponíveis. Envio um resumo, mas se necessitar de algum detalhamento, é só visualizar por lá.
- Ivan: Muito bom William.
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