Áreas de Conhecimento – Andamento do Projeto

Voltamos ao nosso exemplo com William, gerente de projetos, e Ivan, patrocinador do projeto. Ambos estão na sala de reunião na empresa CPI, uma indústria (fictícia), que fabrica produtos de consumo para uso residencial e comercial. Ivan, executivo da área de vendas e patrocinador do projeto, pediu uma reunião extraordinária com William, gerente de projetos, para ter uma posição mais atualizada do andamento do projeto. Vamos acompanhar o diálogo entre eles:

• Ivan: Olá William. Grato pela presença. Sei que você tem marcado reuniões formais de comunicação sobre o andamento do projeto, mas amanhã tenho uma reunião com o Paulo, vice-presidente executivo, responsável pelo desenvolvimento de negócios, e queria levar uma posição mais atualizada do andamento do projeto. Pode me informar a situação?
• William: Claro, Ivan. Estou com a documentação atualizada da situação do projeto que a equipe me passou esta manhã. Estamos com praticamente todas as pessoas envolvidas em atividades no projeto, porque estamos na etapa de execução. Inicialmente, estamos controlando todas as atividades em execução e planejando os próximos passos. Estamos dentro do prazo e orçamento, de acordo com o cronograma definido. Algumas mudanças foram requisitadas, que foram analisadas com a equipe e atualizamos o plano de gerenciamento do projeto. Semanalmente, reunimos a equipe de projeto para monitorar o andamento das atividades e fazer a comunicação formal do andamento do projeto, utilizando o plano de comunicação. As entregas dos produtos e serviços têm sido feitas dentro dos prazos. Tivemos alguns atrasos e detectamos alguns problemas durante o transcorrer do projeto, mas foram sanados por meio de um replanejamento de atividades e recursos e voltamos ao prazo do projeto sem alterar os custos.
• Ivan: E a qualidade do produto?
• William: Até aqui monitoramos todos os resultados obtidos do produto, usando as métricas de controle que definimos no planejamento e estamos obtendo os resultados esperados. Não devemos ter desvios de escopo, prazo e custo.
• Ivan: Excelente William. Pode me enviar um e-mail com um resumo de tudo que conversamos aqui?
• William: Claro Ivan. Se quiser, estamos utilizando a Intranet e, em nossa home page do projeto, temos todos os documentos detalhados e disponíveis. Envio um resumo, mas se necessitar de algum detalhamento, é só visualizar por lá.
• Ivan: Muito bom William.

Visão Geral das Áreas de Conhecimento e seus Processos

Buscando obter uma visão geral do relacionamento entre as áreas de conhecimento e os grupos de processo do PMBoK, 5ª edição, podemos destacar algumas características dos processos de gerenciamento de um projeto de software:

• A maior parte das áreas de conhecimento é abordada em atividades de Planejamento (definir, estimar e planejar cada aspecto) e de Monitoramento e Controle (controlar);
• No grupo de processos de Execução, os aspectos envolvidos mais ativamente são a equipe (Recursos Humanos), as aquisições, as comunicações e garantia da qualidade;
• A área de conhecimento de Integração está presente em todos os grupos de processos, ou seja, em todos os momentos do projeto.
• Os grupos de processos representam os tipos de atividades, as áreas de conhecimento caracterizam os assuntos e seu cruzamento gera ações (definir, planejar, estimar, gerenciar, monitorar, controlar, encerrar etc.) e substantivos que detalhamos processos de gestão de projetos.

Isso mostra que as melhores práticas que o PMBoK reuniu estão presentes no gerenciamento de qualquer projeto de sucesso. Podemos visualizar um quadro resumido com exemplos dos processos interagindo com as áreas de conhecimento e grupos de processos para realizar um projeto.

Processos interagindo com todas as áreas de conhecimento e os grupos de processos.
Fonte: Troitino apud (MACEDO, 2013).

Área de Gerenciamento das Partes Interessadas

O Gerenciamento das Partes Interessadas inclui selecionar os stakeholders que possam realmente contribuir com o projeto, definir as expectativas das partes e suas condições de ganho mútuo com o projeto, além de desenvolver estratégias de ação que promovam comunicação continuada e engajamento pleno dos stakeholders durante o projeto. Descreve os processos e atividades relacionadas com a identificação, engajamento e gestão do relacionamento com os stakeholders do projeto para que seja possível alcançar as expectativas de resultados quanto aos produtos e à execução do projeto.

O PMI (2013, p. 391) reforça, por meio desta área de conhecimento, que as expectativas dos stakeholders devem ser consideradas como objetivos essenciais do projeto. Isso porque todos os projetos têm stakeholders que podem ser afetados ou podem afetar o projeto de forma positiva ou negativa. Assim, cabe ao gerente de projetos identificar e gerenciar esses stakeholders de maneira adequada para que se busque o sucesso do projeto.

Na área de conhecimento de Gerenciamento das Partes Interessadas, encontramos 4 processos, sendo um em cada grupo Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Monitoramento.

Processos da área de conhecimento Gerenciamento das Partes Interessadas e os grupos de processos.

Áreas de conhecimento	Grupos de processos de gerenciamento de projetos
	Grupos de processos de iniciação	Grupo de processos de planejamento	Grupo de processos de execução	Grupo de processos de monitoramento e controle	Grupo de processos de encerramento
13. Gerenciamento das partes interessadas no projeto	13.1 Identificar as partes interessadas	13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas	13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas	13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas

Fonte: PMI (2013, p. 61).

“Os processos de Gerenciamento das Partes Interessados do projeto são:

13.1 Identificar as partes interessadas: processo de identificar pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto e analisar e documentar informações relevantes relativas aos seus interesses, nível de engajamento, interdependências, influência e seu impacto potencial no êxito do projeto.

13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas: processo de desenvolver estratégias apropriadas de gerenciamento para engajar as partes interessadas de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, com base na análise das suas necessidades, interesses e impacto potencial no sucesso do projeto.

13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas: processo de se comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender às suas necessidades/expectativas deles, abordar as questões à medida que elas ocorrem, e incentivar o engajamento apropriado das partes interessadas nas atividades do projeto, no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto.

13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas: processo de monitorar os relacionamentos das partes interessadas do projeto em geral e ajustar as estratégias e planos para o engajamento das partes interessadas.”

Fonte: (PMI, 2013; p. 391).

Área de Gerenciamento de Aquisições do Projeto

O Gerenciamento de Aquisições do projeto inclui a gestão, administração de contratos e controle das obrigações contratuais. Descreve os processos e atividades relacionadas com compra ou aquisições de produtos e serviços necessários para realizar o projeto. A gestão dos contratos inclui aqueles emitidos por uma organização externa ou comprador, que adquire os resultados do projeto da organização executora ou fornecedor, e a gerência das obrigações contratuais relativas à equipe que atuará no projeto.

Na área de conhecimento de Gerenciamento de Aquisições, encontramos 4 processos, sendo um no grupo Planejamento, um no grupo Execução, um no grupo Controle e Monitoramento e um no grupo Encerramento.

Processos da área de conhecimento Gerenciamento de Aquisições e os grupos de processos.

Áreas de conhecimento	Grupos de processos de gerenciamento de projetos
	Grupos de processos de iniciação	Grupo de processos de planejamento	Grupo de processos de execução	Grupo de processos de monitoramento e controle	Grupo de processos de encerramento
12. Gerenciamento das aquisições do projeto		12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições	12.2 Conduzir as aquisições	12.3 Controlar as aquisições	12.4 Encerrar as aquisições

Fonte: PMI (2013, p. 61).

“Os processos do Gerenciamento das Aquisições do projeto são:

12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições: processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.

12.2 Conduzir as aquisições: processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato.

12.3 Controlar as aquisições: processo de gerenciamento das relações de aquisições, monitoramento do desempenho do contrato e realizações de mudanças e correções nos contratos, conforme necessário.

12.4 Encerrar as aquisições: processo de finalizar cada uma das aquisições do projeto.”

Fonte: (PMI, 2013; p. 355).

Área de Gerenciamento de Riscos do Projeto

Esta área descreve os processos e atividades relacionados com a identificação, análise e controle dos riscos do projeto. O Gerenciamento dos Riscos do projeto tem como metas primordiais buscar aumentar a probabilidade de ocorrência e o impacto dos eventos positivos e diminuir a probabilidade e o impacto dos eventos que possam afetar negativamente o projeto. Para as organizações, os riscos positivos são chamados oportunidades e os riscos negativos são definidos como ameaças.

Vale ressaltar aqui a diferença entre Risco e Problema de projeto:

• Risco de projeto: conjunto de fatos ou eventos que podem ocorrer sob a forma de ameaças ou de oportunidades. Riscos concretizados tornam-se problemas ou sucessos, influenciando o projeto de forma negativa ou positiva.
• Problema de Projeto: fato que existe naquele momento e que ameaça diretamente os objetivos de um projeto.

As empresas, normalmente, compreendem o risco como algo que resulta da incerteza nos projetos e nos objetivos organizacionais. Mas tanto as empresas quanto os stakeholders podem aceitar vários graus de riscos, dependendo da sua atitude em relação a eles. Essa atitude pode ser influenciada por diversos fatores, que são classificados de forma ampla em três categorias que, de acordo com o PMBoK – PMI (2013, p. 311), são:

• Apetite de risco: grau de incerteza que se dispõe a aceitar, na expectativa de uma recompensa.
• Tolerância a riscos: grau, quantidade ou volume de risco que se está disposto a tolerar.
• Limite de riscos: medidas ao longo do nível de incerteza ou nível de impacto no qual um stakeholder pode ter um interesse específico. Se aceita o risco abaixo deste limite, mas não se tolera o risco acima deste limite.

Para exemplificar, a atitude de uma empresa em relação ao risco pode ser determinada em função de seu apetite pela incerteza, do seu limite relativo aos riscos que não são aceitáveis e da sua tolerância a riscos. Desta forma, um projeto pode ser autorizado caso os riscos estejam dentro dos limites de tolerância e em equilíbrio com as recompensas que podem ser conseguidas ao se assumir os riscos.

Na área de conhecimento de Gerenciamento de Riscos, encontramos 6 processos, sendo 5 no grupo Planejamento e um no grupo Controle e Monitoramento.

Processos da área de conhecimento Gerenciamento de Riscos e os grupos de processos.

Áreas de conhecimento	Grupos de processos de gerenciamento de projetos
	Grupos de processos de iniciação	Grupo de processos de planejamento	Grupo de processos de execução	Grupo de processos de monitoramento e controle	Grupo de processos de encerramento
11. Gerenciamento dos riscos do projeto		11.1 Planejar o gerenciamento dos riscos 11.2 Identificar os riscos 11.3 Realizar a análise qualitativa dos riscos 11.4 Realizar a análise quantitativa dos riscos 11.5 Planejar as respostas aos riscos		11.6 Controlar os riscos

Fonte: PMI (2013, p. 61).

“Os processos de Gerenciamento dos Riscos do projeto são:

11.1 Planejar o gerenciamento dos riscos: processo de definição de como conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto.

11.2 Identificar os riscos: processo de determinação dos riscos que podem afetar o projeto e de documentação das suas características.

11.3 Realizar a análise qualitativa dos riscos: processo de priorização de riscos para análise ou ação posterior por meio da avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto.

11.4 Realizar a análise quantitativa dos riscos: processo de analisar numericamente o efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto.

11.5 Planejar as respostas aos riscos: processo de desenvolvimento de opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.

11.6 Controlar os riscos: processo de implantar planos de respostas aos riscos, acompanhar os riscos identificados, monitorar riscos residuais, identificar novos riscos e avaliar a eficácia do processo de gerenciamento dos riscos durante todo o projeto.”

Fonte: (PMI, 2013; p. 309).

Área de Gerenciamento de Comunicações do Projeto

Esta área descreve os processos e atividades relacionados com a geração, coleta, distribuição, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e apropriada.

Esta importante área tem como principal objetivo determinar as necessidades de comunicação dos stakeholders e gerar um Plano de Comunicações para o projeto. A comunicação realizada de forma eficaz pode criar caminhos e derrubar barreiras entre os stakeholders, que podem possuir diferenças culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, variadas perspectivas e interesses, podendo impactar ou influenciar a execução ou o resultado do projeto.

Na área de conhecimento de Gerenciamento de Comunicações, encontramos 3 processos, sendo um no grupo Planejamento, um no grupo Execução e um no grupo Controle e Monitoramento.

Processos da área de conhecimento Gerenciamento das Comunicações e os grupos de processos.

Áreas de conhecimento	Grupos de processos de gerenciamento de projetos
	Grupos de processos de iniciação	Grupo de processos de planejamento	Grupo de processos de execução	Grupo de processos de monitoramento e controle	Grupo de processos de encerramento
10. Gerenciamento dos recursos de comunicação do projeto		10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações	10.2 Gerenciar as comunicações	10.3 Controlar as comunicações

Fonte: PMI (2013, p. 61).

“Os processos de Gerenciamento das Comunicações do projeto são:

10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações: processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas e nos ativos organizacionais disponíveis.

10.2 Gerenciar as comunicações: processo de criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações.

10.3 Controlar as comunicações: processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas.”

Fonte: (PMI, 2013; p. 287).

Área de Gerenciamento de Recursos Humanos do Projeto

Esta área descreve os processos e atividades relacionados com o planejamento, contratação, mobilização, desenvolvimento e gerenciamento da equipe do projeto. As pessoas que compõem a equipe do projeto podem ter diferentes habilidades, ter dedicação de tempo diferente, podem ser inseridas ou retiradas ao longo do projeto, mas é importante que sejam envolvidas no planejamento e na tomada de decisões, pois isso fortalece seu compromisso com o projeto.

Nesta área é importante identificar os recursos necessários, documentar as funções, responsabilidades, relações hierárquicas e criar um plano de gerenciamento do pessoal.

Matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed), organogramas, matriz de responsabilidades são algumas ferramentas utilizadas nesta área de conhecimento.

Na área de conhecimento de Gerenciamento de Recursos Humanos, encontramos 4 processos, sendo um no grupo Planejamento e 3 no grupo Execução.

Processos da área de conhecimento Gerenciamento de Recursos Humanos e os grupos de processos.

Áreas de conhecimento	Grupos de processos de gerenciamento de projetos
	Grupos de processos de iniciação	Grupo de processos de planejamento	Grupo de processos de execução	Grupo de processos de monitoramento e controle	Grupo de processos de encerramento
9. Gerenciamento dos recursos humanos do projeto		9.1 Planejar o gerenciamento dos recursos humanos	9.2 Mobilizar a equipe do projeto 9.3 Desenvolver a equipe do projeto 9.4 Gerenciar a equipe do projeto

Fonte: PMI (2013, p. 61).

“Os processos de Gerenciamento dos Recursos Humanos do projeto são:

9.1 Desenvolver o plano dos recursos humanos: processo de identificação e documentação de papéis, responsabilidades, habilidades necessárias, relações hierárquicas, além da criação de um plano de gerenciamento do pessoal.

9.2 Mobilizar a equipe do projeto: processo de confirmação da disponibilidade dos recursos humanos e obtenção da equipe necessária para terminar as atividades do projeto.

9.3 Desenvolver a equipe do projeto: processo de melhoria de competências, da interação da equipe e do ambiente geral da equipe para aprimorar o desempenho do projeto.

9.4 Gerenciar a equipe do projeto: processo de acompanhar o desempenho dos membros da equipe, fornecer feedback, resolver problemas e gerenciar mudanças para otimizar o desempenho do projeto.”

Fonte: (PMI, 2013; p. 255).