Área de Gerenciamento de Custos do Projeto

Na área de Gerenciamento de Custos, descrevem-se os processos e atividades de planejamento, estimativa de custos, determinação do orçamento e controle de custos do projeto.

A área de custos utiliza um conjunto de técnicas que permite entender a origem dos dispêndios, o que permite ações de redução de custos e aumento de produtividade. Inclui os processos relacionados ao planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle dos custos, e tem como principal objetivo garantir que o projeto possa ser finalizado dentro do orçamento aprovado.

O “Modelo ABC” e “Just in Time” são exemplos de algumas metodologias que são usadas no gerenciamento de custos.

Na área de conhecimento de Gerenciamento de Custos, encontramos 4 processos, sendo 3 no grupo Planejamento e um no grupo Controle e Monitoramento.

Processos da área de conhecimento Gerenciamento de Custos e os grupos de processos.

Áreas de conhecimento	Grupos de processos de gerenciamento de projetos
	Grupos de processos de iniciação	Grupo de processos de planejamento	Grupo de processos de execução	Grupo de processos de monitoramento e controle	Grupo de processos de encerramento
7. Gerenciamento dos custos de projeto		7.1 Planejar o gerenciamento dos custos 7.2 Estimar os custos 7.3 Determinar o orçamento		7.4 Controlar os custos

Fonte: PMI (2013, p. 61).

“Os processos de Gerenciamento dos Custos do Projeto:

7.1 Planejar o gerenciamento dos custos: processo de estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento, gestão, despesas e controle dos custos do projeto.

7.2 Estimar os custos: processo de desenvolvimento de uma estimativa de custos dos recursos monetários necessários para terminar as atividades do projeto.

7.3 Determinar o orçamento: processo de agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos autorizada.

7.4 Controlar os custos: processo de monitoramento do andamento do projeto para atualização no seu orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base de custos.”

Fonte: (PMI, 2013; p. 193).

Área de Gerenciamento do Tempo do Projeto

Descreve os processos e atividades para que o projeto seja concluído no prazo correto.

As áreas de conhecimento de Tempo e Custo são as áreas de maior exigência dentro de um projeto, pois são as mais visíveis em seu gerenciamento.

O diagrama de GANTT, PERT (Program Evaluation and Review Technique) e CPM (Critical Path Method) são exemplos de algumas das ferramentas aqui utilizadas.

Esta área lida necessariamente com cronograma. O modelo do cronograma representa o planejamento para execução das atividades do projeto e inclui durações, dependências e outras informações de planejamento.

Na área de conhecimento de Gerenciamento de Tempo, encontramos 7 processos, dos quais 6 estão no grupo Planejamento e um no grupo Controle e Monitoramento.

Processos da área de conhecimento Gerenciamento do Tempo e os grupos de processos.

Áreas de conhecimento	Grupos de processos de gerenciamento de projetos
	Grupos de processos de iniciação	Grupo de processos de planejamento	Grupo de processos de execução	Grupo de processos de monitoramento e controle	Grupo de processos de encerramento
6. Gerenciamento do tempo do projeto		6.1 Planejar o gerenciamento do cronograma 6.2 Definir as atividades 6.3 Sequenciar as atividades 6.4 Estimar os recursos das atividades 6.5 Estimar as durações das atividades 6.6 Desenvolver o cronograma		6.7 Controlar o cronograma

Fonte: PMI (2013, p. 61).

“Os processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto são:

6.1 Planejar o gerenciamento do cronograma: processo de estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto.

6.2 Definir as atividades: processo de identificação e documentação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto.

6.3 Sequenciar as atividades: processo de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto.

6.4 Estimar os recursos das atividades: processo de estimativa dos tipos e quantidades de material, recursos humanos, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade.

6.5 Estimar as durações das atividades: processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades específicas com os recursos estimados.

6.6 Desenvolver o cronograma: processo de análise da sequência das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma visando criar o modelo do cronograma do projeto.

6.7 Controlar o cronograma: processo de monitoramento do andamento das atividades do projeto para atualização do seu progresso e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do cronograma para realizar o planejado.”

Fonte: (PMI, 2013; p. 141).

Área de Gerenciamento do Escopo do Projeto

Define os processos e atividades para que se garanta que o projeto inclua todo o trabalho necessário (e apenas o trabalho necessário) para que o projeto seja concluído com sucesso.

Vale ressaltar aqui as diferenças entre escopo do projeto e escopo do produto:

• Escopo do Projeto: define o trabalho necessário para fazer o produto; e
• Escopo do Produto: define os recursos (atributos e comportamentos) do produto que está sendo criado.

O Gerenciamento do Escopo do projeto tem como principal atividade definir e controlar o que está e o que não está incluso no projeto. Nesta área de conhecimento, encontramos 6 processos, sendo 4 no grupo Planejamento e 2 no grupo Controle e Monitoramento.

Processos da área de conhecimento Gerenciamento do Escopo e os grupos de processos.

Áreas de conhecimento	Grupos de processos de gerenciamento de projetos
	Grupos de processos de iniciação	Grupo de processos de planejamento	Grupo de processos de execução	Grupo de processos de monitoramento e controle	Grupo de processos de encerramento
5. Gerenciamento do escopo do projeto		5.1 Planejar o gerenciamento do escopo 5.2 Coletar os requisitos 5.3 Definir o escopo 5.4 Criar a estrutura analítica do projeto (EAP)		5.5 Validar o escopo 5.6 Controlar o escopo

Fonte: PMI (2013, p. 61).

“Os processos do Gerenciamento do Escopo do Projeto são:

5.1 Planejar o gerenciamento do escopo: processo de criar um PGEP – Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto que documenta como tal escopo será definido, validado e controlado.

5.2 Coletar os requisitos: processo de determinar, documentar e gerenciar as necessidades e requisitos das partes interessadas, a fim de atender aos objetivos do projeto.

5.3 Definir o escopo: processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto.

5.4 Criar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto): processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.

5.5 Validar o escopo: processo de formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto.

5.6 Controlar o escopo: processo de monitoramento do andamento do escopo do projeto e produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo.”

Fonte: (PMI, 2013; p. 105).

Área de Gerenciamento da Integração do Projeto

O Gerenciamento da Integração é a área central do gerenciamento de projetos que define os processos e as atividades que integram os diversos elementos necessários à gestão de um projeto. Esta área orquestra todas as outras partes do projeto para que funcionem de forma integrada e garantem que o projeto continue do início até seu final. Entre suas atribuições estão as escolhas sobre alocação de recursos, balanceamento entre objetivos e opções conflitantes e gerenciamento de dependências mútuas entre as áreas de conhecimento de GP.

As habilidades do gerente de projetos, como negociação, gerenciamento de conflitos, boa comunicação, organização etc., são bastante requeridas.

O Gerenciamento de Integração possui 6 processos e é a única área de conhecimento que apresenta processos em todos os grupos.

Processos da área de conhecimento Integração e os grupos de processos.

Áreas de conhecimento	Grupos de processos de gerenciamento de projetos
	Grupos de processos de iniciação	Grupo de processos de planejamento	Grupo de processos de execução	Grupo de processos de monitoramento e controle	Grupo de processos de encerramento
4. Gerenciamento da integração do projeto	4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto	4.2 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto	4.3 Orientar e gerenciar o trabalho do projeto	4.4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto 4.5 Realizar o controle integrada das mudanças	4.6 Encerrar o projeto ou fase

Fonte: PMI (2013, p. 61).

“Os processos de Gerenciamento da Integração de Projetos são:

4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto: processo de desenvolver um documento que, formalmente, autoriza a existência de um projeto e dá ao gerente do projeto a autoridade necessária para aplicar recursos organizacionais às atividades do projeto.

4.2 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto: processo de definir, preparar e coordenar todos os planos subsidiários e integrá-los a um plano de gerenciamento de projeto abrangente. As linhas de base e os planos subsidiários integrados do projeto podem ser incluídos no PGP .

4.3 Orientar e gerenciar o trabalho do projeto: processo de liderar e realizar o trabalho definido no PGP e a implantação das mudanças aprovadas para atingir os objetivos do projeto.

4.4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto: processo de acompanhar, revisar e registrar o progresso do projeto para atender aos objetivos de desempenho definidos no PGP.

4.5 Realizar o controle integrado de mudanças: processo de revisar todas as solicitações de mudança, aprovar as mudanças e gerenciar as mudanças nas entregas, ativos de processos organizacionais, documentos do projeto e no plano de gerenciamento do projeto, e comunicar a decisão sobre os mesmos.

4.6 Encerrar o projeto ou fase: processo de finalização de todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto para encerrar, formalmente, o projeto ou a fase.”

Fonte: (PMI, 2013; p. 63).

Áreas de Conhecimento do PMBoK

O guia PMBoKé organizado em áreas de conhecimento e, por sua vez, cada área de conhecimento é descrita por meio de processos.

As 10 áreas de conhecimento caracterizam os principais aspectos envolvidos em um projeto e na sua gestão: Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos humanos, Comunicações, Riscos, Aquisições e Relação com Stakeholders (Figura). A área de conhecimento de Gerenciamento das Partes Interessadas, que trata a relação com os stakeholders do projeto, foi incluída na 5ª edição do PMBoK.

10 áreas de conhecimento do PMBoK.
Fonte: GO2WEB (2013).

Um projeto é um esforço integrado e cada área de conhecimento refere-se a um fator que deve ser considerado dentro da gestão de projetos e a sua execução é fundamental para o seu sucesso, caso contrário, poderá afetar o projeto de forma negativa.

Os 47 processos definidos no guia PMBoK interagem com os grupos de processos e as áreas de conhecimento. O Quadro ilustra a quantidade de processos existentes e relacionados entre os 5 Grupos de Processos e as 10 Áreas de conhecimento.

Distribuição dos 47 processos do PMBoK entre as áreas de conhecimento e os grupos de processos.
Fonte: Baseado em PMI (2013).

As áreas de conhecimento Escopo, Tempo, Custo e Qualidade são consideradas as áreas determinantes para o sucesso de um projeto: entregar um resultado de acordo com o escopo, no prazo e no custo definidos, com qualidade adequada. Estas áreas de conhecimento respondem as questões: O quê? Quando? Quanto? Como?

Recursos Humanos e Aquisições são as áreas de conhecimento consideradas como fornecedoras de insumos para produzir o trabalho do projeto.

As áreas de conhecimento Comunicações e Riscos buscam manter as expectativas e as incertezas controladas, assim como o projeto dentro dos objetivos traçados. São as áreas de conhecimento consideradas de controle de um projeto.

A área de conhecimento Integração busca unificar, consolidar e promover a comunicação e as ações integradoras que são essenciais para a execução controlada do projeto até a sua finalização, de forma a atender tanto as expectativas das partes interessadas como os requisitos do projeto.

A área de Gerenciamento das Partes Interessadas trata das ações que venham a garantir o engajamento dos stakeholders, realizando tomadas de decisões assertivas e oportunas ao longo do projeto e facilitando a mudança organizacional proporcionada pelos resultados do projeto.

Escopo, Tempo, Custo e Qualidade

Recursos Humanos e Aquisições

Comunicações e Riscos

Integração

Partes Interessadas

Grupo de Processos – Andamento do Projeto

Voltamos ao nosso exemplo na sala de reunião na empresa CPI, uma indústria (fictícia) que fabrica produtos de consumo para uso residencial e comercial. Neste momento o nosso personagem, William, gerente de projetos, esta na sala com alguns integrantes da equipe de projetos. O projeto já foi iniciado e o gerente de projetos está em uma reunião de acompanhamento do projeto com parte de sua equipe. Ele está analisando o andamento do projeto. Vamos acompanhar o diálogo entre eles:

• Ivan: Bom dia pessoal! Esta é mais uma reunião de acompanhamento do projeto. Tivemos o início do projeto quando o termo de Abertura do Projeto foi divulgado e iniciamos a fase de planejamento. Desenvolvemos o PGP-Plano de Gerenciamento do Projeto e estamos atualizando toda a documentação de acordo com o progresso que estamos tendo. Já estamos com o projeto em andamento e algumas atividades já foram executadas. É hora de avaliarmos os resultados obtidos até aqui em comparação com aquilo que planejamos. Até este momento estamos dentro do prazo e orçamento estipulados inicialmente e todos aqui têm feito um esforço excepcional para que obtenhamos sucesso neste projeto. Temos que manter este ritmo! Mas é importante que façamos estas reuniões de acompanhamento periodicamente para avaliarmos os resultados e possamos manter o projeto de acordo com o planejado, informando a todos os envolvidos. Vi pelo cronograma do projeto que as atividades previstas até esta data foram cumpridas e alguns problemas foram detectados.
• Edson: William, apesar de estarmos indo bem até aqui, queria aproveitar a reunião para informar que alguns dos usuários envolvidos estão requisitando algumas mudanças. Até aqui, as mudanças solicitadas não alteram o escopo e o objetivo inicialmente proposto, mas se isso continuar podemos ficar fora do prazo e fico preocupado com os custos dessas mudanças.
• William: Muito bom que você tenha colocado isso nesta reunião. É importante que vocês documentem toda e qualquer mudança e envolvam os usuários. Se, eventualmente, vocês tiverem alguma dificuldade que possa interferir no prazo, custo ou escopo, devo ser envolvido no processo, pois envolverei os stakeholders para entender as solicitações de mudanças e decidiremos em conjunto se fazemos ou não.
• Edson: William, e se as mudanças forem muito grandes que afetem o escopo inicial, o prazo ou até mesmo o orçamento do projeto? Você é que vai decidir se faremos ou não?
• William: Não se preocupe com isso. Enquanto essas mudanças puderem ser discutidas e decididas entre os membros da equipe de projeto, eu farei isso, desde que não impacte nos objetivos do escopo, prazo e custo originalmente definidos. Se alguma grande mudança for solicitada e que impacte um desses fatores, envolverei o Ivan, que é o Patrocinador do projeto, para que ele decida juntamente com a equipe a melhor solução.
• Edson: Entendi William, vamos envolver o patrocinador somente em decisões mais profundas, correto?
• William: A ideia é essa, mas independente disso, vamos comunicar periodicamente o andamento do projeto a todos para que tenham conhecimento dos sucessos, fracassos, mudanças e eventuais riscos que possamos detectar. Mantenham essa comunicação ativa entre todos vocês, ok? Vamos voltar ao trabalho!

Grupos de Processos do PMBoK – Resumo

A Figura mostra o fluxo de informações de projeto nos diversos processos utilizados no seu gerenciamento. Ao longo do ciclo de vida do projeto, uma grande quantidade de dados é coletada, analisada, transformada em informações e distribuída em formatos distintos, entre os vários processos de controle.

Fluxo de informações e relatórios do projeto.
Fonte: PMI (2013, p. 60).

Os processos dos grupos de processos de gerenciamento de projetos estão ligados e interagem entre si durante toda a execução do projeto. Conforme já mencionamos, muitas das saídas de processos são entradas para processos seguintes, que se tornam entradas para outros processos e assim por diante, até o encerramento do projeto.

Uma entrada geralmente define “o que preciso antes de fazer...?”, enquanto uma saída usualmente define “o que terei quando terminar?”. Geralmente, após obtermos as entradas do processo, usamos ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos para obtermos as saídas desejadas.

Um projeto nada mais é que um conjunto de atividades iniciadas e finalizadas em um período de tempo específico, ou seja, com início e fim definidos. Para gerenciar um projeto e planejar a sua existência temos que previamente definir diversos itens e, assim, estabelecer prazos e resultados a serem alcançados.