Planejamento

Formalizado o início do projeto com a criação do TAP ou Project Charter, inicia-se uma fase de planejamento. Como dito anteriormente, todas as questões relativas ao projeto do software devem ser planejadas e detalhadas no grupo de processos de planejamento.

Aqui o gerente de projetos deve iniciar o detalhamento do escopo do projeto, desenvolver o cronograma, detalhar o orçamento, definir métricas de qualidade do software, identificar riscos, atividades a serem executadas, definir os recursos necessários para execução, entre outras importantes atividades.

No grupo de processos de Planejamento, o gerente de projetos deve desenvolver o PGP (Plano de Gerenciamento do Projeto), processo que faz parte da área de conhecimento de gerenciamento de integração. O PGP documenta as ações necessárias que definem, preparam, integram e coordenam todos os planos auxiliares (plano de gerenciamento de escopo, plano de gerenciamento de requisitos, plano de gerenciamento de custos, plano de gerenciamento da qualidade, plano de gerenciamento de recursos humanos, plano de gerenciamento de riscos etc.).

Além disso, o PGP define como o projeto é executado, controlado e encerrado e seu conteúdo pode variar de acordo com a área de aplicação e sua complexidade. Assim, como o projeto é progressivo, o PGP é detalhado no transcorrer do projeto e é elaborado pelas atualizações, devendo ser controlado e aprovado a cada modificação.

De uma forma resumida, no grupo de processos de Planejamento encontramos algumas atividades fundamentais ao projeto, como:

1. Documentação e publicação da Declaração de Escopo do Projeto;
2. Desenvolvimento da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou WBS (WorkBreakdownStructure);
3. Definição de atividades, sequenciamento, recursos, custos e duração;
4. Desenvolvimento do Cronograma do Projeto;
5. Desenvolvimento do Plano de Comunicação;
6. Definição da Matriz de responsabilidades – RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed);
7. Planejamento de Riscos do Projeto;
8. Planejamento de Aquisições e Compras;
9. Determinação de Necessidades de Recursos;
10. Desenvolvimento do Orçamento do Projeto; e
11. Desenvolvimento e publicação do Plano de Gerenciamento do Projeto.

Iniciação

No grupo de processos de Iniciação o gerente de projetos tem dois processos a serem realizados, a saber:

1. Identificar as partes interessadas (Gerenciamento de Comunicações); e
2. Desenvolver o TAP ou o Project Charter (Gerenciamento de Integração).

Este gerente iniciou o levantamento dos principais stakeholders envolvidos no projeto e gerou um documento formal com as informações dos mesmos. Um exemplo de matriz de análise das partes interessadas é mostrado no Quadro.

Exemplo de matriz de análise das partes interessadas.

Matriz Partes Interessadas - Projeto XXXX
#	Sigla da Área	Descrição da área	Nome	Função na empresa	Papel no Projeto	Interesse	Grau de Influência (Poder)	Forma de Abordagem	Grupo de Comunicação
1	AP	área de projetos	José da Silva	Gerente da área	Sponsor	ALTO	BAIXO	Manter Satisfeito	Grupo 1
2	AP	área de projetos	João da Costa	PMO	Membro de Equipe	BAIXO	ALTO	Manter Informado	Grupo 2
3	APL	área de planejamento	Maria Rezende	Gerente de planejamento	Demais Partes Interessadas	ALTO	ALTO	Gerenciar com Atenção	Grupo 3
4	F	Fornecedor	Joaquim	-	Fornecedor	ALTO	BAIXO	Manter Satisfeito	Grupo 4

Em paralelo, nosso gerente de projetos iniciou uma série de levantamentos, reuniões e conclusões com o intuito de levantar as principais informações sobre o projeto, como objetivos, prazo, custo, entre outras.

O resultado desse trabalho inicial é um dos mais importantes documentos gerados no desenvolvimento do projeto e que resume todas as principais informações sobre o projeto.

Esse documento é o Termo de Abertura do Projeto (TAP) ou Project Charter que formaliza o início do projeto. Um modelo de TAP é apresentado na Figura.

Exemplo de Modelo de Termo de Abertura do Projeto ou Project Charter.

Análise de Caso e Documentação do Projeto

Muito bem, neste momento, vamos identificar os principais documentos gerados no projeto identificando suas áreas de conhecimento e seus grupos de processos.

É muito importante que todos conheçam a documentação gerada durante o projeto, pois cada um dos processos dos grupos de processos de gerenciamento de projetos está ligados e interagindo entre si durante toda a execução do projeto. Muitas das saídas de processos são entradas para processos subsequentes, que se tornam entradas para outros processos subsequentes e assim por diante, até o encerramento do projeto.

Uma entrada geralmente define “o que eu preciso antes de fazer...?”, enquanto uma saída define “o que terei quando terminar?”.

Em geral, após obtermos as entradas do processo, utilizamos ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos para alcançar as saídas desejadas ou necessárias. Vamos conhecer esses documentos tão importantes no andamento de um projeto de software.

Áreas de Conhecimento – Andamento do Projeto

Voltamos ao nosso exemplo com William, gerente de projetos, e Ivan, patrocinador do projeto. Ambos estão na sala de reunião na empresa CPI, uma indústria (fictícia), que fabrica produtos de consumo para uso residencial e comercial. Ivan, executivo da área de vendas e patrocinador do projeto, pediu uma reunião extraordinária com William, gerente de projetos, para ter uma posição mais atualizada do andamento do projeto. Vamos acompanhar o diálogo entre eles:

• Ivan: Olá William. Grato pela presença. Sei que você tem marcado reuniões formais de comunicação sobre o andamento do projeto, mas amanhã tenho uma reunião com o Paulo, vice-presidente executivo, responsável pelo desenvolvimento de negócios, e queria levar uma posição mais atualizada do andamento do projeto. Pode me informar a situação?
• William: Claro, Ivan. Estou com a documentação atualizada da situação do projeto que a equipe me passou esta manhã. Estamos com praticamente todas as pessoas envolvidas em atividades no projeto, porque estamos na etapa de execução. Inicialmente, estamos controlando todas as atividades em execução e planejando os próximos passos. Estamos dentro do prazo e orçamento, de acordo com o cronograma definido. Algumas mudanças foram requisitadas, que foram analisadas com a equipe e atualizamos o plano de gerenciamento do projeto. Semanalmente, reunimos a equipe de projeto para monitorar o andamento das atividades e fazer a comunicação formal do andamento do projeto, utilizando o plano de comunicação. As entregas dos produtos e serviços têm sido feitas dentro dos prazos. Tivemos alguns atrasos e detectamos alguns problemas durante o transcorrer do projeto, mas foram sanados por meio de um replanejamento de atividades e recursos e voltamos ao prazo do projeto sem alterar os custos.
• Ivan: E a qualidade do produto?
• William: Até aqui monitoramos todos os resultados obtidos do produto, usando as métricas de controle que definimos no planejamento e estamos obtendo os resultados esperados. Não devemos ter desvios de escopo, prazo e custo.
• Ivan: Excelente William. Pode me enviar um e-mail com um resumo de tudo que conversamos aqui?
• William: Claro Ivan. Se quiser, estamos utilizando a Intranet e, em nossa home page do projeto, temos todos os documentos detalhados e disponíveis. Envio um resumo, mas se necessitar de algum detalhamento, é só visualizar por lá.
• Ivan: Muito bom William.

Visão Geral das Áreas de Conhecimento e seus Processos

Buscando obter uma visão geral do relacionamento entre as áreas de conhecimento e os grupos de processo do PMBoK, 5ª edição, podemos destacar algumas características dos processos de gerenciamento de um projeto de software:

• A maior parte das áreas de conhecimento é abordada em atividades de Planejamento (definir, estimar e planejar cada aspecto) e de Monitoramento e Controle (controlar);
• No grupo de processos de Execução, os aspectos envolvidos mais ativamente são a equipe (Recursos Humanos), as aquisições, as comunicações e garantia da qualidade;
• A área de conhecimento de Integração está presente em todos os grupos de processos, ou seja, em todos os momentos do projeto.
• Os grupos de processos representam os tipos de atividades, as áreas de conhecimento caracterizam os assuntos e seu cruzamento gera ações (definir, planejar, estimar, gerenciar, monitorar, controlar, encerrar etc.) e substantivos que detalhamos processos de gestão de projetos.

Isso mostra que as melhores práticas que o PMBoK reuniu estão presentes no gerenciamento de qualquer projeto de sucesso. Podemos visualizar um quadro resumido com exemplos dos processos interagindo com as áreas de conhecimento e grupos de processos para realizar um projeto.

Processos interagindo com todas as áreas de conhecimento e os grupos de processos.
Fonte: Troitino apud (MACEDO, 2013).

Área de Gerenciamento das Partes Interessadas

O Gerenciamento das Partes Interessadas inclui selecionar os stakeholders que possam realmente contribuir com o projeto, definir as expectativas das partes e suas condições de ganho mútuo com o projeto, além de desenvolver estratégias de ação que promovam comunicação continuada e engajamento pleno dos stakeholders durante o projeto. Descreve os processos e atividades relacionadas com a identificação, engajamento e gestão do relacionamento com os stakeholders do projeto para que seja possível alcançar as expectativas de resultados quanto aos produtos e à execução do projeto.

O PMI (2013, p. 391) reforça, por meio desta área de conhecimento, que as expectativas dos stakeholders devem ser consideradas como objetivos essenciais do projeto. Isso porque todos os projetos têm stakeholders que podem ser afetados ou podem afetar o projeto de forma positiva ou negativa. Assim, cabe ao gerente de projetos identificar e gerenciar esses stakeholders de maneira adequada para que se busque o sucesso do projeto.

Na área de conhecimento de Gerenciamento das Partes Interessadas, encontramos 4 processos, sendo um em cada grupo Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Monitoramento.

Processos da área de conhecimento Gerenciamento das Partes Interessadas e os grupos de processos.

Áreas de conhecimento	Grupos de processos de gerenciamento de projetos
	Grupos de processos de iniciação	Grupo de processos de planejamento	Grupo de processos de execução	Grupo de processos de monitoramento e controle	Grupo de processos de encerramento
13. Gerenciamento das partes interessadas no projeto	13.1 Identificar as partes interessadas	13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas	13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas	13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas

Fonte: PMI (2013, p. 61).

“Os processos de Gerenciamento das Partes Interessados do projeto são:

13.1 Identificar as partes interessadas: processo de identificar pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto e analisar e documentar informações relevantes relativas aos seus interesses, nível de engajamento, interdependências, influência e seu impacto potencial no êxito do projeto.

13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas: processo de desenvolver estratégias apropriadas de gerenciamento para engajar as partes interessadas de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, com base na análise das suas necessidades, interesses e impacto potencial no sucesso do projeto.

13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas: processo de se comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender às suas necessidades/expectativas deles, abordar as questões à medida que elas ocorrem, e incentivar o engajamento apropriado das partes interessadas nas atividades do projeto, no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto.

13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas: processo de monitorar os relacionamentos das partes interessadas do projeto em geral e ajustar as estratégias e planos para o engajamento das partes interessadas.”

Fonte: (PMI, 2013; p. 391).

Área de Gerenciamento de Aquisições do Projeto

O Gerenciamento de Aquisições do projeto inclui a gestão, administração de contratos e controle das obrigações contratuais. Descreve os processos e atividades relacionadas com compra ou aquisições de produtos e serviços necessários para realizar o projeto. A gestão dos contratos inclui aqueles emitidos por uma organização externa ou comprador, que adquire os resultados do projeto da organização executora ou fornecedor, e a gerência das obrigações contratuais relativas à equipe que atuará no projeto.

Na área de conhecimento de Gerenciamento de Aquisições, encontramos 4 processos, sendo um no grupo Planejamento, um no grupo Execução, um no grupo Controle e Monitoramento e um no grupo Encerramento.

Processos da área de conhecimento Gerenciamento de Aquisições e os grupos de processos.

Áreas de conhecimento	Grupos de processos de gerenciamento de projetos
	Grupos de processos de iniciação	Grupo de processos de planejamento	Grupo de processos de execução	Grupo de processos de monitoramento e controle	Grupo de processos de encerramento
12. Gerenciamento das aquisições do projeto		12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições	12.2 Conduzir as aquisições	12.3 Controlar as aquisições	12.4 Encerrar as aquisições

Fonte: PMI (2013, p. 61).

“Os processos do Gerenciamento das Aquisições do projeto são:

12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições: processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.

12.2 Conduzir as aquisições: processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato.

12.3 Controlar as aquisições: processo de gerenciamento das relações de aquisições, monitoramento do desempenho do contrato e realizações de mudanças e correções nos contratos, conforme necessário.

12.4 Encerrar as aquisições: processo de finalizar cada uma das aquisições do projeto.”

Fonte: (PMI, 2013; p. 355).