Grupo de Processos – Andamento do Projeto

Voltamos ao nosso exemplo na sala de reunião na empresa CPI, uma indústria (fictícia) que fabrica produtos de consumo para uso residencial e comercial. Neste momento o nosso personagem, William, gerente de projetos, esta na sala com alguns integrantes da equipe de projetos. O projeto já foi iniciado e o gerente de projetos está em uma reunião de acompanhamento do projeto com parte de sua equipe. Ele está analisando o andamento do projeto. Vamos acompanhar o diálogo entre eles:

• Ivan: Bom dia pessoal! Esta é mais uma reunião de acompanhamento do projeto. Tivemos o início do projeto quando o termo de Abertura do Projeto foi divulgado e iniciamos a fase de planejamento. Desenvolvemos o PGP-Plano de Gerenciamento do Projeto e estamos atualizando toda a documentação de acordo com o progresso que estamos tendo. Já estamos com o projeto em andamento e algumas atividades já foram executadas. É hora de avaliarmos os resultados obtidos até aqui em comparação com aquilo que planejamos. Até este momento estamos dentro do prazo e orçamento estipulados inicialmente e todos aqui têm feito um esforço excepcional para que obtenhamos sucesso neste projeto. Temos que manter este ritmo! Mas é importante que façamos estas reuniões de acompanhamento periodicamente para avaliarmos os resultados e possamos manter o projeto de acordo com o planejado, informando a todos os envolvidos. Vi pelo cronograma do projeto que as atividades previstas até esta data foram cumpridas e alguns problemas foram detectados.
• Edson: William, apesar de estarmos indo bem até aqui, queria aproveitar a reunião para informar que alguns dos usuários envolvidos estão requisitando algumas mudanças. Até aqui, as mudanças solicitadas não alteram o escopo e o objetivo inicialmente proposto, mas se isso continuar podemos ficar fora do prazo e fico preocupado com os custos dessas mudanças.
• William: Muito bom que você tenha colocado isso nesta reunião. É importante que vocês documentem toda e qualquer mudança e envolvam os usuários. Se, eventualmente, vocês tiverem alguma dificuldade que possa interferir no prazo, custo ou escopo, devo ser envolvido no processo, pois envolverei os stakeholders para entender as solicitações de mudanças e decidiremos em conjunto se fazemos ou não.
• Edson: William, e se as mudanças forem muito grandes que afetem o escopo inicial, o prazo ou até mesmo o orçamento do projeto? Você é que vai decidir se faremos ou não?
• William: Não se preocupe com isso. Enquanto essas mudanças puderem ser discutidas e decididas entre os membros da equipe de projeto, eu farei isso, desde que não impacte nos objetivos do escopo, prazo e custo originalmente definidos. Se alguma grande mudança for solicitada e que impacte um desses fatores, envolverei o Ivan, que é o Patrocinador do projeto, para que ele decida juntamente com a equipe a melhor solução.
• Edson: Entendi William, vamos envolver o patrocinador somente em decisões mais profundas, correto?
• William: A ideia é essa, mas independente disso, vamos comunicar periodicamente o andamento do projeto a todos para que tenham conhecimento dos sucessos, fracassos, mudanças e eventuais riscos que possamos detectar. Mantenham essa comunicação ativa entre todos vocês, ok? Vamos voltar ao trabalho!

Grupos de Processos do PMBoK – Resumo

A Figura mostra o fluxo de informações de projeto nos diversos processos utilizados no seu gerenciamento. Ao longo do ciclo de vida do projeto, uma grande quantidade de dados é coletada, analisada, transformada em informações e distribuída em formatos distintos, entre os vários processos de controle.

Fluxo de informações e relatórios do projeto.
Fonte: PMI (2013, p. 60).

Os processos dos grupos de processos de gerenciamento de projetos estão ligados e interagem entre si durante toda a execução do projeto. Conforme já mencionamos, muitas das saídas de processos são entradas para processos seguintes, que se tornam entradas para outros processos e assim por diante, até o encerramento do projeto.

Uma entrada geralmente define “o que preciso antes de fazer...?”, enquanto uma saída usualmente define “o que terei quando terminar?”. Geralmente, após obtermos as entradas do processo, usamos ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos para obtermos as saídas desejadas.

Um projeto nada mais é que um conjunto de atividades iniciadas e finalizadas em um período de tempo específico, ou seja, com início e fim definidos. Para gerenciar um projeto e planejar a sua existência temos que previamente definir diversos itens e, assim, estabelecer prazos e resultados a serem alcançados.

Grupo de Processos de Finalização

O grupo de processos de Finalização (ou Encerramento) inclui os processos usados para finalizar, formalmente, todas as atividades do projeto ou de uma fase do projeto, entregar o produto finalizado ou encerrar um projeto cancelado (isso pode acontecer quando, por qualquer motivo, a empresa decide cancelar o projeto por motivos estratégicos, financeiros, por exemplo). O grupo de processos de Finalização deve conter:

• A confirmação de que o trabalho está de acordo com os requisitos;
• O aceite formalizado (assinado) do produto ou serviço pelo cliente;
• Relatórios finais de desempenho;
• Arquivamento dos registros do projeto e toda a documentação produzida;
• Atualização da base de conhecimento de lições aprendidas;
• Encerramento do projeto; e
• Liberação dos recursos do projeto.

Em resumo, o grupo de processos de Finalização, quando terminado, verifica se os processos definidos estão finalizados dentro de todos os grupos de processos para encerrar o projeto (ou uma fase do projeto), conforme adequado, e estabelece, formalmente, que o projeto (ou a fase do projeto) está concluído. Dentro do grupo de Processos de Finalização encontramos dois processos que podem ser vistos na Figura.

Processos do Grupo de Processos de Finalização.
Fonte: Baseado em PMI (2013).

Grupo de Processos de Controle e Monitoramento

O grupo de processos de Monitoramento e Controle ocorre em conjunto com a Execução, mas o foco é a verificação e a medição do trabalho para confirmar se o que foi executado está de acordo com o planejado.

O Monitoramento e Controle envolvem:

• Medição do desempenho do projeto em comparação com as linhas de base;
• Determinação de variações e consequentes recomendações de ações corretivas ou preventivas;
• Avaliação das ações corretivas adotadas;
• Auditoria de riscos;
• Execução de relatórios de desempenho; e
• Administração de contratos.

Dentro do grupo de Processos de Controle e Monitoramento encontramos dez processos que podem ser vistos na Figura.

Processos do Grupo de Processos de Controle e Monitoramento.
Fonte: Baseado em PMI (2013).

Se, eventualmente, forem detectadas diferenças entre o planejado e o executado, medidas corretivas são tomadas para que o projeto volte ao que foi planejado. A verificação e a medição consideram as linhas de base (planejamento inicial) de escopo, tempo, custo, qualidade, riscos identificados e qualquer fator definido no PGP (Plano de Gerenciamento do Projeto), incluindo a ocorrência de novos riscos para o cumprimento das metas e objetivos do projeto.

Grupo de Processos de Execução

O grupo de processos de Execução é a etapa em que o trabalho do projeto é realizado. Este grupo de processos tem como objetivos:

• ✓ A mobilização da equipe de execução do trabalho;
• ✓ A execução do trabalho de acordo com o planejamento;
• ✓ Seguir as especificações e padrões estabelecidos;
• ✓ A implantação de mudanças aprovadas e reparo de defeitos;
• ✓ O desenvolvimento da equipe; e
• ✓ A seleção e contratação de fornecedores.

A Execução é a etapa que utiliza a maior parte dos recursos, sejam materiais, financeiros ou humanos. Em resumo, o grupo de processos Execução envolve:

• Alocação e desenvolvimento da equipe de execução do trabalho;
• Alocação dos recursos necessários à execução do trabalho;
• Execução do Plano de Gerenciamento do Projeto; e
• Execução do trabalho do projeto.

Este grupo de processos também aborda o escopo definido na declaração do escopo do projeto e implanta as mudanças aprovadas. No grupo de Processos de Execução encontramos oito processos, apresentados na Figura.

Processos do Grupo de Processos de Execução.
Fonte: Baseado em PMI (2013).

Grupo de Processos de Planejamento

O grupo de processos de Planejamento possui o maior número de processos de todo o guia, contendo 24 de um total de 47 processos definidos na 5ª edição do PMBoK.

É nessa etapa do projeto que todas as tarefas a serem executadas no projeto devem ser definidas, incluindo as atividades:

• ✓ Planejar Gerenciamento do Escopo;
• ✓ Planejamento dos custos das tarefas;
• ✓ Planejar Gerenciamento do Custo (geral do projeto e sobre a sua forma de controle e monitoração);
• ✓ Planejar o prazo de execução cada uma das atividades do projeto;
• ✓ Planejar o Gerenciamento do Tempo (geral do projeto e sobre a sua forma de controle e monitoração);
• ✓ Planejar as aquisições que devem ser realizadas para o desenvolvimento do projeto (fornecedores, por exemplo);
• ✓ Planejar os recursos humanos envolvidos no projeto;
• ✓ Planejar os riscos aos quais o projeto está sujeito;
• ✓ Planejar o plano de respostas aos riscos avaliados;
  
• ✓ Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas (stakeholders).

Este grupo de processos envolve a determinação do escopo do projeto (o que deve ser feito), a definição da equipe e suas funções e responsabilidades (quem deve fazer), o desenvolvimento do cronograma (quando deve ser feito) e do orçamento (a que custo), a determinação de padrões e métricas de qualidade, a identificação de riscos, a determinação do que deve ser comprado ou adquirido, a execução do Plano de Gerenciamento do Projeto (como deve ser feito) e sua aprovação e a reunião inicial do projeto.

Em resumo, o grupo de processos de Planejamento envolve:

• Documentar e publicar a Declaração de Escopo do Projeto;
• Desenvolvimento da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou WBS (WorkBreakdownStructure);
• Desenvolvimento do Cronograma do Projeto;
• Determinação de Necessidades de Recursos;
• Definição de Compras e Aquisições;
• Desenvolvimento do Orçamento do Projeto;
  
• Desenvolvimento e publicação do Plano de Gerenciamento do Projeto.

À medida que forem surgindo novas informações sobre o projeto (dependências, riscos, premissas e restrições adicionais) estas serão identificadas ou resolvidas.

Um dos documentos mais importantes gerados neste grupo de processos é o PGP (Plano de Gerenciamento do Projeto). Este documento detalha toda a gestão do projeto e é atualizado constantemente durante o andamento do projeto. Para que este documento seja inicialmente confeccionado é necessário o Termo de Abertura do Projeto, que é a saída do grupo de processos de Iniciação. Os 24 processos do grupo de Planejamento podem ser vistos na Figura.

Processos do Grupo de Processos de Planejamento.
Fonte: Baseado em PMI (2013).

Grupo de Processos de Iniciação

O grupo de processos de Iniciação apresenta processos que facilitam a autorização formal para início de um novo projeto. O escopo inicial é definido, os recursos financeiros iniciais são reservados e, se ainda não foi designado, o gerente do projeto é indicado.

Antes de iniciar as atividades do grupo de processos de Iniciação, os requisitos ou as necessidades de negócios da empresa são documentados. Esta é a etapa da análise de viabilidade do projeto feita por meio de um processo de avaliação das alternativas, desenvolvendo-se descrições claras dos objetivos, para, então, selecionar a melhor. A alternativa escolhida contém uma documentação com informações importantes sobre o novo projeto e o TAP – Termo de Abertura do Projeto ou Project Charter. Quando o TAP é aprovado, o projeto é oficialmente autorizado.

O Project Charter é um dos mais importantes documentos de saída e contém as seguintes informações: nome do projeto, nome do Gerente do Projeto, nome do patrocinador do projeto (sponsor), escopo do projeto, principais riscos, prazos, investimento (orçamento), principais fases do projeto, principais envolvidos, assinatura e aprovação do patrocinador. Apenas dois processos estão definidos no grupo de Iniciação.

Processos do grupo de Processos de Iniciação.
Fonte: Baseado em PMI (2013).

Esses processos são executados fora do escopo de controle do projeto, o que pode tornar os limites do projeto menos visíveis para as entradas iniciais do projeto. O limite de um projeto é definido como o momento em que o início ou a conclusão do projeto ou da fase do projeto é autorizado.

Limites do projeto.
Fonte: (PMI, 2013; p. 54).