Controle e Monitoramento

Como já vimos, nesta fase nosso gerente de projetos estará envolvido em atividades de monitoramento e controle, verificando se o trabalho do projeto está sendo executado de acordo com o planejamento elaborado e atualizando os documentos gerados nos grupos anteriores. Aqui, o gerente de projetos:

• Mede o desempenho do projeto;
• Toma ações corretivas em algum desvio ocorrido;
• Realiza auditoria; e
• Administra contratos, entre outras atividades.

Encerramento

Neste grupo, o gerente de projetos estará formalizando o final das atividades, obtendo o aceite formal do cliente com o produto ou serviço entregue. O gerente finaliza os relatórios de desempenho, arquiva a documentação do projeto, libera os recursos e encerra, formalmente, o projeto ou parte dele por meio de um termo de encerramento de um projeto, como o mostrado na Figura.

Exemplo de termo de encerramento do projeto.

Execução

No grupo de processos de Execução, o gerente de projetos coloca em execução as atividades desenvolvidas no grupo de Planejamento. Aqui, basicamente, o gerente de projetos segue os passos ilustrados na Figura e atualiza as documentações durante a execução do projeto.

Exemplo de atividades a serem desenvolvidas no grupo de Execução.

Planejamento de Aquisições do Projeto

Enquanto nosso gerente de projetos planeja o projeto, ele faz uma análise prévia para saber se o projeto será desenvolvido internamente (na própria empresa) ou se será desenvolvido externamente (fornecedor). Normalmente, existe um departamento específico para controle de aquisições em uma organização (Compras, Jurídico etc.) e se o gerente chegar à conclusão que é melhor desenvolver o projeto (total ou parcialmente) por terceiros, esse departamento deve ser envolvido no projeto para administrar os contratos. Este processo varia de acordo com o tipo de empresa em que se atua.

Nesta etapa, o gerente de projetos deve auxiliar o departamento responsável pelas aquisições detalhando o trabalho do que deve ser adquirido por um fornecedor em um documento chamado Declaração de Trabalho da Aquisição. Outros documentos usados em aquisições são a RFQ – Request for Quotation e a RFP – Request for Proposal.

Um exemplo de ciclo de atividades que pode ser seguido, nesta etapa, está ilustrado na Figura.

Exemplo de fluxo no planejamento de aquisições.

Planejamento de Riscos do Projeto

Nosso gerente também sabe que o projeto está sujeito a riscos que impactam no seu sucesso, portanto, a elaboração de um planejamento de riscos, impactos e possíveis soluções são essenciais. Isso garante uma ação proativa por parte do gerente de projetos.

Em conjunto com stakeholders ou até mesmo utilizando opinião especializada (consultorias, por exemplo), o planejamento dos riscos do projeto é uma arma eficiente de contornar possíveis problemas.

A Figura mostra um exemplo de um plano de gerenciamento de riscos do projeto.

Exemplo de Plano de Gerenciamento de Riscos.

Matriz de Responsabilidades – RACI

Outro ponto importante no trabalho deste gerente de projetos é a definição dos papéis e responsabilidades dos recursos em cada atividade. Para isso, o gerente elabora a matriz RACI que é uma importante ferramenta de apoio no gerenciamento dos recursos humanos e das comunicações.

A matriz RACI é usada para formalizar os papéis e responsabilidades durante um projeto e uma forma de delegação de responsabilidades aos integrantes da equipe de projeto. A Figura ilustra um exemplo de matriz RACI.

Detalhadamente, na matriz RACI definem-se:

[R]esponsible – responsável pela execução da tarefa.

[A]ccountable – prestador de contas, responsável pela aprovação.

[C]onsulted – consultor da tarefa e responsáveis por fornecerem informações úteis para a conclusão da tarefa.

[I]nformed – pessoas informadas sobre o progresso e status da tarefa.

Exemplo de matriz de responsabilidades do projeto.

Gráfico RACI	Indivíduo
Atividade	Ana	João	Carlos	Cláudia	Sueli
Criar termo de abertura	A	R	I	I	I
Coletor os requisitos	I	A	R	C	C
Apresentar solicitação de mudança	I	A	R	R	C
Desenvolver plano de testes	A	C	I	I	R

R = Responsável / A = Responsável pela aprovação / C = Consultar / I = Informar Fonte: PMI (2013, p. 262).

Plano de Comunicação

Segundo o PMI-PMBoK (2013), o plano de comunicação serve como um guia para a comunicação durante a duração do projeto.

Este plano é um documento ativo e é atualizado periodicamente durante todo o projeto, transmitindo a mensagem correta, do transmissor ao público correto, pelo canal e tempo adequados. Um bom plano de comunicação (veja exemplo na Figura) deve especificar:

• O público-alvo a quem se destina a comunicação;
• O conteúdo da comunicação;
• A periodicidade de comunicação para cada tipo de público-alvo;
• Os resultados desejados na comunicação;
• Como a mensagem será entregue; e
• Quem enviará a comunicação (Remetente).

Exemplo de Plano de Comunicação de Projeto.

Cronograma do Projeto

De posse de todas essas informações, o gerente de projetos possui uma base para o desenvolvimento do cronograma, execução e controle do trabalho do projeto.

Na construção do cronograma é necessário que o gerente de projetos inclua as datas planejadas de início e término de cada atividade. Mas, se o planejamento de recursos for realizado em um estágio inicial, o cronograma do projeto continuará sendo preliminar até que as atribuições de recursos sejam confirmadas e as datas de início e término agendadas sejam estabelecidas.

O gerente de projetos pode apresentar o cronograma do projeto de forma sumarizada (chamado de cronograma mestre ou de marcos) ou em detalhes. Normalmente, o cronograma é apresentado de forma gráfica, usando alguns formatos como:

• Diagrama de rede do cronograma do projeto: este formato apresenta informações sobre a data das atividades, sequência de atividades e atividades de caminho crítico (CPM - Critical Path Method) do cronograma do projeto.
• Gráfico de Barras: formato com barras representando as atividades que são facilmente visíveis e usadas em apresentações gerenciais. Mostram as datas de início e fim, além da duração planejada de cada atividade.
  
• Gráfico de Marcos: semelhante ao gráfico de barra, este formato identifica o início ou fim planejado das principais entregas.

Na administração, ou mais especificamente na área de gerenciamento de projetos, o caminho crítico ou CPM é um termo criado para designar um conjunto de tarefas vinculadas a uma ou mais tarefas que não têm margem de atraso.

A Figura mostra exemplos (gráfico de barras) de um cronograma de marcos, de um cronograma sumarizado e de um cronograma detalhado, além dos relacionamentos entre os três diferentes níveis de apresentação de cronogramas.

Exemplos de cronograma de projeto.

A Figura mostra um exemplo de cronograma detalhado criado com o MS-Project da Microsoft.

Cronograma de projeto criado com o MS-Project da Microsoft.