Planejamento de Riscos do Projeto

Nosso gerente também sabe que o projeto está sujeito a riscos que impactam no seu sucesso, portanto, a elaboração de um planejamento de riscos, impactos e possíveis soluções são essenciais. Isso garante uma ação proativa por parte do gerente de projetos.

Em conjunto com stakeholders ou até mesmo utilizando opinião especializada (consultorias, por exemplo), o planejamento dos riscos do projeto é uma arma eficiente de contornar possíveis problemas.

A Figura mostra um exemplo de um plano de gerenciamento de riscos do projeto.

Exemplo de Plano de Gerenciamento de Riscos.

Matriz de Responsabilidades – RACI

Outro ponto importante no trabalho deste gerente de projetos é a definição dos papéis e responsabilidades dos recursos em cada atividade. Para isso, o gerente elabora a matriz RACI que é uma importante ferramenta de apoio no gerenciamento dos recursos humanos e das comunicações.

A matriz RACI é usada para formalizar os papéis e responsabilidades durante um projeto e uma forma de delegação de responsabilidades aos integrantes da equipe de projeto. A Figura ilustra um exemplo de matriz RACI.

Detalhadamente, na matriz RACI definem-se:

[R]esponsible – responsável pela execução da tarefa.

[A]ccountable – prestador de contas, responsável pela aprovação.

[C]onsulted – consultor da tarefa e responsáveis por fornecerem informações úteis para a conclusão da tarefa.

[I]nformed – pessoas informadas sobre o progresso e status da tarefa.

Exemplo de matriz de responsabilidades do projeto.

Gráfico RACI	Indivíduo
Atividade	Ana	João	Carlos	Cláudia	Sueli
Criar termo de abertura	A	R	I	I	I
Coletor os requisitos	I	A	R	C	C
Apresentar solicitação de mudança	I	A	R	R	C
Desenvolver plano de testes	A	C	I	I	R

R = Responsável / A = Responsável pela aprovação / C = Consultar / I = Informar Fonte: PMI (2013, p. 262).

Plano de Comunicação

Segundo o PMI-PMBoK (2013), o plano de comunicação serve como um guia para a comunicação durante a duração do projeto.

Este plano é um documento ativo e é atualizado periodicamente durante todo o projeto, transmitindo a mensagem correta, do transmissor ao público correto, pelo canal e tempo adequados. Um bom plano de comunicação (veja exemplo na Figura) deve especificar:

• O público-alvo a quem se destina a comunicação;
• O conteúdo da comunicação;
• A periodicidade de comunicação para cada tipo de público-alvo;
• Os resultados desejados na comunicação;
• Como a mensagem será entregue; e
• Quem enviará a comunicação (Remetente).

Exemplo de Plano de Comunicação de Projeto.

Cronograma do Projeto

De posse de todas essas informações, o gerente de projetos possui uma base para o desenvolvimento do cronograma, execução e controle do trabalho do projeto.

Na construção do cronograma é necessário que o gerente de projetos inclua as datas planejadas de início e término de cada atividade. Mas, se o planejamento de recursos for realizado em um estágio inicial, o cronograma do projeto continuará sendo preliminar até que as atribuições de recursos sejam confirmadas e as datas de início e término agendadas sejam estabelecidas.

O gerente de projetos pode apresentar o cronograma do projeto de forma sumarizada (chamado de cronograma mestre ou de marcos) ou em detalhes. Normalmente, o cronograma é apresentado de forma gráfica, usando alguns formatos como:

• Diagrama de rede do cronograma do projeto: este formato apresenta informações sobre a data das atividades, sequência de atividades e atividades de caminho crítico (CPM - Critical Path Method) do cronograma do projeto.
• Gráfico de Barras: formato com barras representando as atividades que são facilmente visíveis e usadas em apresentações gerenciais. Mostram as datas de início e fim, além da duração planejada de cada atividade.
  
• Gráfico de Marcos: semelhante ao gráfico de barra, este formato identifica o início ou fim planejado das principais entregas.

Na administração, ou mais especificamente na área de gerenciamento de projetos, o caminho crítico ou CPM é um termo criado para designar um conjunto de tarefas vinculadas a uma ou mais tarefas que não têm margem de atraso.

A Figura mostra exemplos (gráfico de barras) de um cronograma de marcos, de um cronograma sumarizado e de um cronograma detalhado, além dos relacionamentos entre os três diferentes níveis de apresentação de cronogramas.

Exemplos de cronograma de projeto.

A Figura mostra um exemplo de cronograma detalhado criado com o MS-Project da Microsoft.

Cronograma de projeto criado com o MS-Project da Microsoft.

Definição de Atividades, Sequenciamento, Recursos, Custos e Duração

Nosso gerente de projetos inicia o planejamento e desenvolvimento do cronograma do projeto definindo as atividades, sequenciamento, recursos, custos e duração. O desenvolvimento do cronograma é cíclico, pois nas etapas iniciais do projeto ainda não se possui um detalhamento das atividades e isso é obtido com o progresso do projeto. Esse processo, normalmente, ocorre até o término do PGP (Plano de Gerenciamento do Projeto).

De posse da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) o gerente de projetos chega aos pacotes de trabalho que são decompostos em componentes chamados atividades que representam o trabalho necessário para completar o pacote de trabalho.

O gerente de projetos deve também iniciar o processo de sequenciamento das atividades para completar os pacotes de trabalho. Para isso, o gerente deve identificar e documentar os relacionamentos entre as atividades do projeto, conectando a atividade predecessora e a sucessora (ou seja, as saídas de uma atividade anterior são entradas da atividade posterior) utilizando a EAP.

Exemplo de sequenciamento de atividades da EAP.

O próximo passo é planejar os recursos das atividades que estabelecem uma estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade.

Exemplo de alocação de recursos humanos.

O gerente de projetos deve estimar os recursos de cada atividade em conjunto com o processo de estimar os custos necessários para executar cada atividade. Para isso, o gerente inclui a identificação de alternativas de custo para iniciar e terminar o projeto (por exemplo: considerar fazer a comprar, comprar ou alugar, compartilhar recursos para alcançar custos otimizados para o projeto etc.). Para finalizar, o gerente de projetos inicia o processo de estimativa de duração de cada atividade. A Figura abaixo, mostra um exemplo dessas atividades.

Exemplo de estimativa de custo e duração por atividade feito no software WBS Chart Pro.

Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Seguindo o planejamento, o gerente de projetos também inicia a construção da EAP ou WBS (WorkBreakdownStructure).

A EAP é criada no início do projeto, detalhada no grupo de processos de planejamento (na área de conhecimento de gerenciamento de escopo) e, também, usada e atualizada, quando necessário, no grupo de processos de Execução e Controle e Monitoramento do projeto.

Este documento possui as entregas do projeto divididas em componentes menores, orientada às entregas do trabalho a ser executado pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas requisitadas. Isso torna o gerenciamento mais eficaz e fácil, definindo, gradualmente, um detalhamento da definição do trabalho do projeto.

Nos níveis mais baixos da EAP encontramos os pacotes de trabalho que podem ser monitorados e controlados. A Figura 30 ilustra um modelo de como uma EAP pode ser construída.

Modelo para criação da EAP.

Declaração do Escopo do Projeto

A Declaração do Escopo do Projeto é um processo que faz parte da área de conhecimento de gerenciamento de escopo. Nosso gerente de projetos inicia o seu desenvolvimento, em conjunto com outros stakeholders, a partir do detalhamento do objetivo mencionado no TAP e premissas e restrições do projeto são analisadas e detalhadas para garantir que estejam completas. Este documento é atualizado sempre que se fizer necessário.

As informações da declaração de escopo do projeto são importantes para se definir o produto ou serviço e todas as atividades necessárias para alcançar os objetivos previamente definidos no TAP dentro do orçamento, do prazo e com qualidade. A Figura ilustra um exemplo de modelo da Declaração do Escopo do Projeto a ser preenchida pelo nosso gerente de projetos.

Exemplo de declaração do escopo do Projeto