Grupos de Processos do PMBoK – Resumo

A Figura mostra o fluxo de informações de projeto nos diversos processos utilizados no seu gerenciamento. Ao longo do ciclo de vida do projeto, uma grande quantidade de dados é coletada, analisada, transformada em informações e distribuída em formatos distintos, entre os vários processos de controle.

Fluxo de informações e relatórios do projeto.
Fonte: PMI (2013, p. 60).

Os processos dos grupos de processos de gerenciamento de projetos estão ligados e interagem entre si durante toda a execução do projeto. Conforme já mencionamos, muitas das saídas de processos são entradas para processos seguintes, que se tornam entradas para outros processos e assim por diante, até o encerramento do projeto.

Uma entrada geralmente define “o que preciso antes de fazer...?”, enquanto uma saída usualmente define “o que terei quando terminar?”. Geralmente, após obtermos as entradas do processo, usamos ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos para obtermos as saídas desejadas.

Um projeto nada mais é que um conjunto de atividades iniciadas e finalizadas em um período de tempo específico, ou seja, com início e fim definidos. Para gerenciar um projeto e planejar a sua existência temos que previamente definir diversos itens e, assim, estabelecer prazos e resultados a serem alcançados.

Grupo de Processos de Finalização

O grupo de processos de Finalização (ou Encerramento) inclui os processos usados para finalizar, formalmente, todas as atividades do projeto ou de uma fase do projeto, entregar o produto finalizado ou encerrar um projeto cancelado (isso pode acontecer quando, por qualquer motivo, a empresa decide cancelar o projeto por motivos estratégicos, financeiros, por exemplo). O grupo de processos de Finalização deve conter:

• A confirmação de que o trabalho está de acordo com os requisitos;
• O aceite formalizado (assinado) do produto ou serviço pelo cliente;
• Relatórios finais de desempenho;
• Arquivamento dos registros do projeto e toda a documentação produzida;
• Atualização da base de conhecimento de lições aprendidas;
• Encerramento do projeto; e
• Liberação dos recursos do projeto.

Em resumo, o grupo de processos de Finalização, quando terminado, verifica se os processos definidos estão finalizados dentro de todos os grupos de processos para encerrar o projeto (ou uma fase do projeto), conforme adequado, e estabelece, formalmente, que o projeto (ou a fase do projeto) está concluído. Dentro do grupo de Processos de Finalização encontramos dois processos que podem ser vistos na Figura.

Processos do Grupo de Processos de Finalização.
Fonte: Baseado em PMI (2013).

Grupo de Processos de Controle e Monitoramento

O grupo de processos de Monitoramento e Controle ocorre em conjunto com a Execução, mas o foco é a verificação e a medição do trabalho para confirmar se o que foi executado está de acordo com o planejado.

O Monitoramento e Controle envolvem:

• Medição do desempenho do projeto em comparação com as linhas de base;
• Determinação de variações e consequentes recomendações de ações corretivas ou preventivas;
• Avaliação das ações corretivas adotadas;
• Auditoria de riscos;
• Execução de relatórios de desempenho; e
• Administração de contratos.

Dentro do grupo de Processos de Controle e Monitoramento encontramos dez processos que podem ser vistos na Figura.

Processos do Grupo de Processos de Controle e Monitoramento.
Fonte: Baseado em PMI (2013).

Se, eventualmente, forem detectadas diferenças entre o planejado e o executado, medidas corretivas são tomadas para que o projeto volte ao que foi planejado. A verificação e a medição consideram as linhas de base (planejamento inicial) de escopo, tempo, custo, qualidade, riscos identificados e qualquer fator definido no PGP (Plano de Gerenciamento do Projeto), incluindo a ocorrência de novos riscos para o cumprimento das metas e objetivos do projeto.

Grupo de Processos de Execução

O grupo de processos de Execução é a etapa em que o trabalho do projeto é realizado. Este grupo de processos tem como objetivos:

• ✓ A mobilização da equipe de execução do trabalho;
• ✓ A execução do trabalho de acordo com o planejamento;
• ✓ Seguir as especificações e padrões estabelecidos;
• ✓ A implantação de mudanças aprovadas e reparo de defeitos;
• ✓ O desenvolvimento da equipe; e
• ✓ A seleção e contratação de fornecedores.

A Execução é a etapa que utiliza a maior parte dos recursos, sejam materiais, financeiros ou humanos. Em resumo, o grupo de processos Execução envolve:

• Alocação e desenvolvimento da equipe de execução do trabalho;
• Alocação dos recursos necessários à execução do trabalho;
• Execução do Plano de Gerenciamento do Projeto; e
• Execução do trabalho do projeto.

Este grupo de processos também aborda o escopo definido na declaração do escopo do projeto e implanta as mudanças aprovadas. No grupo de Processos de Execução encontramos oito processos, apresentados na Figura.

Processos do Grupo de Processos de Execução.
Fonte: Baseado em PMI (2013).

Grupo de Processos de Planejamento

O grupo de processos de Planejamento possui o maior número de processos de todo o guia, contendo 24 de um total de 47 processos definidos na 5ª edição do PMBoK.

É nessa etapa do projeto que todas as tarefas a serem executadas no projeto devem ser definidas, incluindo as atividades:

• ✓ Planejar Gerenciamento do Escopo;
• ✓ Planejamento dos custos das tarefas;
• ✓ Planejar Gerenciamento do Custo (geral do projeto e sobre a sua forma de controle e monitoração);
• ✓ Planejar o prazo de execução cada uma das atividades do projeto;
• ✓ Planejar o Gerenciamento do Tempo (geral do projeto e sobre a sua forma de controle e monitoração);
• ✓ Planejar as aquisições que devem ser realizadas para o desenvolvimento do projeto (fornecedores, por exemplo);
• ✓ Planejar os recursos humanos envolvidos no projeto;
• ✓ Planejar os riscos aos quais o projeto está sujeito;
• ✓ Planejar o plano de respostas aos riscos avaliados;
  
• ✓ Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas (stakeholders).

Este grupo de processos envolve a determinação do escopo do projeto (o que deve ser feito), a definição da equipe e suas funções e responsabilidades (quem deve fazer), o desenvolvimento do cronograma (quando deve ser feito) e do orçamento (a que custo), a determinação de padrões e métricas de qualidade, a identificação de riscos, a determinação do que deve ser comprado ou adquirido, a execução do Plano de Gerenciamento do Projeto (como deve ser feito) e sua aprovação e a reunião inicial do projeto.

Em resumo, o grupo de processos de Planejamento envolve:

• Documentar e publicar a Declaração de Escopo do Projeto;
• Desenvolvimento da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou WBS (WorkBreakdownStructure);
• Desenvolvimento do Cronograma do Projeto;
• Determinação de Necessidades de Recursos;
• Definição de Compras e Aquisições;
• Desenvolvimento do Orçamento do Projeto;
  
• Desenvolvimento e publicação do Plano de Gerenciamento do Projeto.

À medida que forem surgindo novas informações sobre o projeto (dependências, riscos, premissas e restrições adicionais) estas serão identificadas ou resolvidas.

Um dos documentos mais importantes gerados neste grupo de processos é o PGP (Plano de Gerenciamento do Projeto). Este documento detalha toda a gestão do projeto e é atualizado constantemente durante o andamento do projeto. Para que este documento seja inicialmente confeccionado é necessário o Termo de Abertura do Projeto, que é a saída do grupo de processos de Iniciação. Os 24 processos do grupo de Planejamento podem ser vistos na Figura.

Processos do Grupo de Processos de Planejamento.
Fonte: Baseado em PMI (2013).

Grupo de Processos de Iniciação

O grupo de processos de Iniciação apresenta processos que facilitam a autorização formal para início de um novo projeto. O escopo inicial é definido, os recursos financeiros iniciais são reservados e, se ainda não foi designado, o gerente do projeto é indicado.

Antes de iniciar as atividades do grupo de processos de Iniciação, os requisitos ou as necessidades de negócios da empresa são documentados. Esta é a etapa da análise de viabilidade do projeto feita por meio de um processo de avaliação das alternativas, desenvolvendo-se descrições claras dos objetivos, para, então, selecionar a melhor. A alternativa escolhida contém uma documentação com informações importantes sobre o novo projeto e o TAP – Termo de Abertura do Projeto ou Project Charter. Quando o TAP é aprovado, o projeto é oficialmente autorizado.

O Project Charter é um dos mais importantes documentos de saída e contém as seguintes informações: nome do projeto, nome do Gerente do Projeto, nome do patrocinador do projeto (sponsor), escopo do projeto, principais riscos, prazos, investimento (orçamento), principais fases do projeto, principais envolvidos, assinatura e aprovação do patrocinador. Apenas dois processos estão definidos no grupo de Iniciação.

Processos do grupo de Processos de Iniciação.
Fonte: Baseado em PMI (2013).

Esses processos são executados fora do escopo de controle do projeto, o que pode tornar os limites do projeto menos visíveis para as entradas iniciais do projeto. O limite de um projeto é definido como o momento em que o início ou a conclusão do projeto ou da fase do projeto é autorizado.

Limites do projeto.
Fonte: (PMI, 2013; p. 54).

Interação entre os Grupos de Processos

Os grupos de processos estão ligados pelos objetivos que produzem e como já vimos, as saídas de um processo se tornam entradas para outro processo. O mesmo ocorre com os grupos de processos do PMBoK. Por exemplo, o grupo de processos de Planejamento fornece o plano de gerenciamento do projeto e a declaração do escopo do projeto ao grupo de processos de Execução, que atualiza o plano de gerenciamento do projeto conforme o projeto se desenvolve. A Figura ilustra como os grupos de processos interagem e o nível de sobreposição em momentos diferentes dentro de um projeto.

Interação entre os grupos de processos
Fonte: (PMI, 2013; p. 51).

No que se segue, cada um dos cinco grupos de processo será detalhado, de acordo com a 5ª edição do PMBoK-PMI (2013).